有的企业将简单的文档管理称为知识管理，值得商榷。知识管理（Knowledge Management，KM）就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。知识管理包括几个方面工作：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。所谓知识管理系统是在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到知识系统内，形成永不间断的累积，个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。

知识管理系统的三个特征是：具有知识库、知识地图、虚拟实践社区。知识库是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一领域问题求解的需要，采用某种知识表示方式在计算机存储器中存储、组织、管理和使用的互相联系的知识片集合。这些知识片包括与领域相关的理论知识、事实数据，由专家经验得到的启发式知识，如某领域内有关的定义、定理和运算法则以及常识性知识等。

固然文档管理也是知识的范畴，但是远远不够。对于制造业企业它还要包括产品设计知识库、工艺设计知识库、使用保养知识库、维修知识库、职工学习知识库等。有了知识库还要有知识地图，知识地图表达知识的位置、范围，其所连接的内容为人、知识库、数据库、常见问题解答等，其目的在于清晰的表达和方便地查找利用。虚拟实践社区是对某一问题、机遇和可能的解决方法有着共同学习兴趣的人组成的群体。这些群体可以通过协同工作来帮助成员加快商业成果研发的速度，增加价值。具备这些特征和内容才称得上是知识管理。 

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